Santiago, Chile, 27 de Abril de 2015 – GovernArt informa lo siguiente:
(GovernArt) Bajo este sugerente nombre se llevó a cabo el Taller para directores y gerentes de empresas, dictado por la empresa Diligent, en el marco de la Agenda de Líderes Sustentables, ALAS20.
El Taller fue dictado por André Bodowsky, director para América Latina de Diligent, quien señaló que para un desempeño eficiente, las empresas deben contar con un buen manejo de las reuniones del directorio, altos niveles de eficacia en el ejercicio de su rol y seguridad en la información que manejan, prácticas que, según indicó, no son comunes de encontrar en las compañías de nuestra región.
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Respecto del manejo y organización de las reuniones de directorios, Bodowsky señaló que si bien éstos agendan sus reuniones con cierto tiempo de antelación, éste no siempre es suficiente cuando los medios de información no son los adecuados. Es el caso del uso del papel o de otros medios que ponen el centro en la organización de las reuniones más que en los contenidos estratégicos que éstas debieran tener, especialmente por el tiempo que ello implica.
El experto insistió en que las reuniones de directorio duran bastante más que el encuentro físico. Desde el momento en que empiezan a prepararse los documentos, los temas y la convocatoria y luego, mientras se valida y se distribuye la información generada en dichas reuniones, estamos hablando de un mismo proceso. Por lo tanto, la eficacia de los directorios debe evaluarse incluyendo todas estas actividades.
En este mismo sentido, Bodowsky agregó que es necesario evaluar la gestión de los directores con la misma frecuencia con que se realizan las reuniones. “Es crucial garantizar que hay un buen trabajo, que se cumple con las normativas de la compañía, las presiones de los inversionistas y del regulador”. Esta es la parte más importante del proceso, y para ello las empresas deben contar con los medios para hacerlo, afirmó.
Respecto de la seguridad, los ataques cibernéticos son una preocupación constante. Sin embargo, proteger la información significa también el cuidado de las filtraciones ocurridas dentro de las compañías. En estos casos, el uso de papel puede atentar contra el manejo correcto de la confidencialidad e incluso el uso de correos electrónicos es muy sensibe porque éstos son susceptible de ser hackeados, perdidos o robados desde el momento que están dentro de las computadoras que se podrían quedar olvidadadas en taxis o en otros lugares.
Según Bodowsky, es común que las políticas de seguridad que se adoptan para las empresas no son aplicadas en los directorios. Hoy existen más demandas para la producción y toma de decisiones de los directorios puesto que deben revisar y manejar más información y en plazos más cortos. En muchos casos la forma de hacerlo se ha quedado atrás en el tiempo. La cantidad de información requerida ya no soporta el uso de papel. Por eso considera crucial contar con portales que ayuden a un trabajo más eficiente, con comunicaciones encriptadas que garanticen su seguridad.
Un portal para directorios permite, además, contar con información asequible desde muchos dispositivos como tablets, computadoras, iphones y a la vez abre la posibilidad al voto remoto y electrónico. Toda la información se publica en el portal, tal como si fuera una hoja de papel lo que permite, además de mayor seguridad, simplicidad en el manejo y soporte total, con respuestas inmediatas.
Lo anterior adquiere mayor importancia en un momento en que los directorios están aumentando el número de directores independientes, de globalización en la propiedad y dirección de las empresas, con ejecutivos externos y repartidos por el mundo.
Para el ejecutivo de Diligent, el uso del portal para directorios facilita los procesos antes mencionados. Ya sea la preparación de las reuniones, las decisiones sobre información estratégica, como la distribución de documentos pre y post reunión, ya que se hacen más eficaces. También para evitar penalidades en algunos países, como Brasil, donde los directores tienen la corresponsabilidad de mantener la confidencialidad de la información, lo que es una tendencia mundial.
Un portal encriptado digital constituye, en este contexto, una solución ideal que modernice y haga más eficaces a los directorios, señaló el experto. Esto evita el uso de nubes públicas, correos electrónicos e impide, por las características del portal, cambiar o generar más de una versión de los acuerdos tomados en los directorios, a la vez se asegura que la información sea conocida y manejada por las personas correctas, lo que es parte de la seguridad.
Esta instancia de aprendizaje se enmarca dentro de las actividades de GovernArt, a través de la agenda regional ALAS20, orientada a promover medidas que eleven los estándares de gobierno corporativo en Chile y en América Latina.
Para más información sobre este tema, puede contactarse con Diana Rubinstein, diana.rubinstein@governart.com
